Chaque année, les mêmes lignes reviennent dans les notes de frais que nous recevons, et chaque année elles se font retoquer. Voici celles qui coûtent le plus cher à nos clients, et la façon de les traiter correctement.
Le repas seul, sans justification
Un déjeuner pris seul près de son bureau n’est pas une charge déductible : c’est une dépense personnelle que vous auriez engagée de toute façon. La déduction ne devient possible que lorsque l’éloignement du lieu de travail vous empêche de rentrer, ou lorsque le repas a un caractère professionnel réel — un client, un fournisseur, un partenaire à table avec vous.
Le réflexe qui règle le problème : noter au dos du ticket le nom de l’invité et l’objet de la rencontre, le jour même. Six mois plus tard, personne ne s’en souvient, et le vérificateur non plus.
Le carburant sans carnet de bord
Les pleins passés en charge sans aucun relevé de kilométrage sont la première chose qu’un contrôleur regarde. Si le véhicule sert aussi le week-end — et c’est presque toujours le cas — il faut pouvoir montrer la part professionnelle.
Un tableau simple suffit : date, trajet, motif, kilomètres. Les applications de suivi le font automatiquement aujourd’hui, ce qui rend l’argument « je n’avais pas le temps » difficile à tenir.
Le ticket illisible
L’encre thermique des tickets de caisse s’efface en quelques mois. Un justificatif devenu blanc n’est plus un justificatif. Photographiez-les à réception : depuis la généralisation de la facture électronique, une copie numérique fidèle est acceptée, à condition qu’elle soit conservée dans des conditions garantissant son intégrité.
Le cadeau client trop généreux
Les cadeaux d’affaires restent déductibles s’ils relèvent d’une gestion normale et gardent un rapport avec l’activité. Au-delà d’un certain montant global, ils doivent en outre figurer sur le relevé de frais généraux. La TVA sur ces cadeaux n’est, elle, récupérable que pour les objets de très faible valeur.
Les frais du conjoint non salarié
Un déplacement du conjoint qui n’a ni contrat de travail, ni mandat social, ni statut de conjoint collaborateur n’a pas de raison d’être supporté par l’entreprise. C’est un redressement quasi automatique, souvent assorti d’une requalification en avantage en nature.
Un doute sur une dépense en particulier ? Posez la question avant de l’engager : c’est le seul moment où la réponse peut encore changer quelque chose.